GDS - czym jest Global Distribution System i jak hotel może z niego korzystać?

Branża hotelarska od dawna nie opiera się już wyłącznie na rezerwacjach telefonicznych czy bezpośrednich. Dziś gość biznesowy z Nowego Jorku, agent korporacyjny z Tokio i pracownik biura podróży w Paryżu mogą zarezerwować pokój w tym samym hotelu w Warszawie, korzystając z jednego, niewidocznego dla przeciętnego turysty narzędzia. Tym narzędziem jest właśnie GDS, czyli Global Distribution System. Dla wielu hotelarzy temat ten wciąż wydaje się skomplikowany i zarezerwowany jedynie dla dużych sieci, tymczasem coraz częściej staje się on realną szansą również dla obiektów niezależnych.

Co to jest Global Distribution System

Global Distribution System to globalna platforma technologiczna, która łączy dostawców usług turystycznych z profesjonalnymi pośrednikami sprzedaży na całym świecie. Mówiąc prościej, jest to ogromna baza danych w czasie rzeczywistym, z której korzystają biura podróży, korporacyjne działy travel, agenci MICE oraz konsorcja turystyczne, aby rezerwować loty, hotele, samochody i inne usługi w imieniu swoich klientów. Historia GDS sięga lat sześćdziesiątych XX wieku, kiedy linie lotnicze, w tym American Airlines wraz z IBM, stworzyły system Sabre na potrzeby zarządzania rezerwacjami biletów lotniczych. Z czasem do systemu zaczęły dołączać hotele, wypożyczalnie aut i przewoźnicy kolejowi, a sama technologia rozwinęła się w globalną infrastrukturę obsługującą miliony transakcji dziennie.

Współcześnie GDS to znacznie więcej niż prosty katalog ofert. To zaawansowane środowisko biznesowe, w którym hotel prezentuje swoje stawki, dostępność pokoi, udogodnienia, lokalizację i warunki rezerwacji w jednolitym formacie zrozumiałym dla agentów na wszystkich kontynentach. Trzy największe systemy, czyli Amadeus, Sabre i Travelport, obsługują razem zdecydowaną większość światowego ruchu rezerwacyjnego w segmencie biznesowym, a ich zasięg obejmuje setki tysięcy biur podróży i platform korporacyjnych.

Czy szukasz wykonawcy projektów IT ?

Sprawdź case studies

Jak działa GDS, czyli mechanizm w pigułce

Działanie GDS najłatwiej wyobrazić sobie jako trójstopniowy łańcuch informacji, w którym hotel znajduje się na samym początku, a klient końcowy na samym końcu. Hotel przekazuje do systemu wszystkie istotne dane dotyczące oferty, takie jak ceny, typy pokoi, dostępność na konkretne daty, polityki anulacji oraz opisy obiektu. Dane te trafiają do GDS najczęściej za pośrednictwem channel managera lub tak zwanego switcha, czyli pośrednika technologicznego, który tłumaczy informacje z systemu hotelowego PMS na język zrozumiały dla Amadeusa, Sabre czy Travelportu.

Po stronie kupującego z systemu korzysta agent biura podróży, konsultant travel management company lub pracownik działu zakupów dużej korporacji. Wpisuje on kryteria wyszukiwania, na przykład miasto, daty pobytu i preferowaną kategorię obiektu, a system w ciągu sekund prezentuje dostępne oferty wraz z aktualnymi cenami i warunkami. Gdy rezerwacja zostaje potwierdzona, informacja wraca tą samą drogą do hotelu, blokując pokój i aktualizując dostępność w czasie rzeczywistym we wszystkich kanałach jednocześnie. Cały proces, od zapytania do potwierdzenia, trwa zwykle kilkanaście sekund, co czyni GDS jednym z najszybszych i najbardziej niezawodnych kanałów dystrybucji w branży hotelarskiej.

GDS a OTA i booking engine, czyli czym się różnią te kanały

Wielu hotelarzy używa zamiennie pojęć GDS, OTA i booking engine, tymczasem każdy z tych kanałów pełni zupełnie inną funkcję w strategii dystrybucji. OTA, czyli Online Travel Agency, skierowane głównie do klienta indywidualnego, który samodzielnie szuka noclegu i finalizuje rezerwację online. Booking engine to z kolei silnik rezerwacyjny zainstalowany na stronie internetowej hotelu, umożliwiający gościowi dokonanie rezerwacji bezpośrednio, bez prowizji dla pośredników. GDS natomiast działa w zupełnie innym segmencie rynku, ponieważ obsługuje profesjonalnych pośredników sprzedaży, czyli biura podróży, działy travel w korporacjach oraz agentów MICE. Goście rezerwujący przez GDS najczęściej w ogóle nie wiedzą, że taki system istnieje, ponieważ kontaktują się z agentem lub korzystają z wewnętrznej platformy zakupowej swojej firmy.

Najlepsze efekty osiągają hotele, które traktują te trzy kanały komplementarnie, a nie konkurencyjnie. GDS przyciąga gościa biznesowego w dni robocze, OTA wypełnia weekendy ruchem leisure, a booking engine maksymalizuje marżę na rezerwacjach bezpośrednich.

Korzyści dla hotelu z obecności w GDS

Obecność w Global Distribution System otwiera przed hotelem drzwi do segmentu, do którego trudno dotrzeć innymi kanałami, czyli do podróżujących służbowo. To właśnie ten typ gościa generuje najwyższe wskaźniki ADR i RevPAR, ponieważ rezerwacje korporacyjne rzadko wiążą się z agresywnym poszukiwaniem rabatów, a decyzje zakupowe podejmowane są na podstawie lokalizacji, standardu i dostępności. Najważniejsze korzyści płynące z obecności w GDS to:

• dostęp do segmentu business travel, który charakteryzuje się wyższym ADR i mniejszą wrażliwością cenową niż klient leisure,
• stabilne obłożenie w dni robocze, szczególnie istotne dla hoteli miejskich, gdzie weekendy bywają trudniejsze do zapełnienia,
• globalny zasięg dystrybucji obejmujący setki tysięcy biur podróży i platform korporacyjnych na wszystkich kontynentach,
• możliwość uczestnictwa w programach konsorcjów, które kierują do hotelu stały strumień rezerwacji,
• budowanie rozpoznawalności marki na rynkach zagranicznych bez konieczności prowadzenia tam działań marketingowych,
• wyższa wartość pojedynczej rezerwacji wynikająca z dłuższych pobytów gości biznesowych i częstszego korzystania z usług dodatkowych,
• profesjonalny kanał kontraktowy umożliwiający negocjowanie stawek RFP z dużymi firmami w cyklach rocznych,
• spójna i ustandaryzowana prezentacja oferty, dzięki której agent w dowolnym kraju widzi te same, aktualne dane.

Dla wielu obiektów kontrakty zawarte poprzez konsorcja i sieci TMC stanowią fundament rocznego planu sprzedaży i pozwalają planować przychody z większą pewnością niż w przypadku kanałów leisure.

Wady i ograniczenia GDS

Mimo licznych zalet GDS nie jest rozwiązaniem pozbawionym wad, a hotelarz rozważający tę formę dystrybucji powinien dokładnie przeanalizować jej koszty i wymagania techniczne. Najczęściej wskazywane ograniczenia to:

• wysokie koszty wejścia obejmujące opłatę aktywacyjną, miesięczny abonament oraz prowizję od każdej zrealizowanej rezerwacji,
• konieczność posiadania channel managera i dobrze skonfigurowanego systemu PMS, co generuje dodatkowe wydatki technologiczne,
• wymóg utrzymywania pełnej spójności danych w czasie rzeczywistym, ponieważ błąd w stawce lub dostępności może skutkować problematyczną rezerwacją,
• uboga prezentacja wizualna oferty, ograniczona w praktyce do danych technicznych, kodów stawek i krótkich opisów obiektu,
• brak bezpośredniego kontaktu z gościem na etapie rezerwacji, co utrudnia upselling i budowanie relacji,
• konieczność znajomości specyficznej terminologii oraz kodów stawek korporacyjnych, konsorcyjnych i negocjowanych,
• ograniczona efektywność dla hoteli zlokalizowanych poza ośrodkami biznesowymi i z dala od lotnisk, gdzie ruch korporacyjny jest naturalnie niski,
• czasochłonny proces wdrożenia, który od podpisania umowy do pełnej aktywacji w systemach Amadeus, Sabre i Travelport może zająć od kilku tygodni do kilku miesięcy,
• zależność od pośrednika technologicznego, czyli switcha lub przedstawiciela GDS, który stoi pomiędzy hotelem a systemem.

Sukces w GDS opiera się więc na konkretach, czyli atrakcyjnej lokalizacji, akceptowalnym standardzie i konkurencyjnej polityce cenowej, a nie na efektownej prezentacji marketingowej.

Jakie hotele najbardziej zyskują na GDS

Nie każdy obiekt skorzysta na obecności w Global Distribution System w równym stopniu, dlatego decyzja o podłączeniu powinna być poprzedzona uczciwą analizą profilu hotelu i jego otoczenia rynkowego. Największe korzyści odnoszą hotele zlokalizowane w miastach o silnej funkcji biznesowej, takich jak Warszawa, Kraków, Wrocław, Poznań czy Gdańsk, a także obiekty położone w bezpośrednim sąsiedztwie lotnisk, centrów kongresowych i dzielnic korporacyjnych. To właśnie tam koncentruje się popyt generowany przez podróżujących służbowo, którzy stanowią rdzeń klienteli docierającej przez GDS.

Z systemu chętnie korzystają również hotele sieciowe, ponieważ globalne marki mają wynegocjowane warunki i zintegrowane procesy dystrybucji, ale GDS to dziś realna szansa także dla niezależnych obiektów klasy trzy do pięciu gwiazdek, które oferują standard akceptowalny dla gościa biznesowego. Szczególnie dobrze radzą sobie hotele konferencyjne, butikowe obiekty w centrach miast oraz nowoczesne aparthotele kierujące część oferty do segmentu long stay. Mniej oczywistą, ale rosnącą grupą beneficjentów są hotele wypoczynkowe położone w atrakcyjnych lokalizacjach, które przyciągają firmy organizujące wyjazdy integracyjne, szkolenia i eventy MICE. Jeżeli hotel potrafi udokumentować jakość obsługi, posiada zaplecze konferencyjne i jest gotowy negocjować stawki korporacyjne, GDS może stać się dla niego jednym z najbardziej dochodowych kanałów sprzedaży.